Responsable paie et administration des ressources humaines

Responsable paie et administration des ressources humaines
Prérequis

Niveau 2 (cf. ci-dessous)

Début de la formation

Rentrée 2022

Période de candidature

Tout au long de l’année

Durée

12 mois

Objectifs

Les métiers de la paie et de la gestion du personnel connaissent une véritable mutation depuis quelques années. Leurs périmètres d’interventions se sont considérablement élargi : ils touchent à la fois à la paie, au droit du travail, aux ressources humaines, à la gestion sociale et à la comptabilité.

Dans un environnement réglementaire complexe, les responsables paie et administration des ressources humaines ont, en plus de leurs missions techniques, des missions de conseils destinées aux directions opérationnelles de l’entreprise. Ils, elles doivent, en tant qu’expert, traduire de façon tangible les différentes politiques sociales entrepreneuriales, l’évolution du droit social ou les mises en application d’accords spécifiques d’entreprise.

Le développement des SIRH (systèmes d’information RH), l’automatisation des calculs de paie et les évolutions constantes de la législation sociale ont entraîné, pour les responsables de paie une radicale transformation du fond et de la forme de leur métier.

Les compétences fonctionnelles et techniques se sont accrues car il, elle doit maîtriser l’intégralité des processus de paie et de la gestion du personnel (ex : la gestion en multi conventions collectives, renseigner et gérer les déclarations sociales…) ainsi que le logiciel SIRH.

Le responsable paie et administration des ressources humaines doit avoir une appétence pour l’informatique et maîtriser la bureautique et sa digitalisation.

Sa participation à la stratégie de l’entreprise, au titre de conseil expert, demande, non seulement de faire évoluer ses connaissances mais aussi un sens de l’analyse et de la synthèse afin de communiquer avec aisance auprès de l’ensemble des parties prenantes (salariés, direction et instances sociales).

Son goût pour les chiffres et leur manipulation lui permet, non seulement de renseigner les tableaux de bord de la gestion et du suivi de personnel, mais aussi d’assurer sa mission d’information et de conseil auprès des directions opérationnelles.

Les particularités de ce métier, à la fois d’expert, de conseil et de gestionnaire, expliquent l’exigence des recruteurs qui peinent à trouver sur le marché des profils adéquats. Les métiers liés à la paie sont en tension . Ce manque de candidats peut aussi s’expliquer par l’offre faible de cursus dédiés.

Sa maîtrise du SIRH et du logiciel de paie fait du, de la responsable paie et administration du personnel un(e) expert(e) en outil digital : la direction se réfère à son expertise dans le cadre d’une stratégie globale de l’entreprise, en apportant une vraie valeur ajoutée en termes d’analyse, de contrôle et de pilotage du service.

Méthodes mobilisées

Une équipe pédagogique pluridisciplinaire qui associe des enseignants et des professionnels

Des études de cas proposées par les entreprises

Des simulations

Des supports de formation variés

Des études de terrain

Modalités d'évaluation

Mise en situation professionnelle reconstituée écrite individuelle en centre – cas pratique écrit – mise en situation professionnelle reconstituée sous la forme d’une soutenance orale individuelle – mise en situation professionnelle reconstituée ou réelle : production d’un rapport écrit

Compétences et Aptitudes

Compétences pour organiser et contrôler la gestion de la paie

  • Actualiser avec régularité les informations concernant la paie pour mettre à jour les tableurs Excel et les logiciels de paie afin d’être en conformité avec les évolutions règlementaires et notamment les minima sociaux et les obligations légales.
  • Elaborer une méthode pour recueillir avec fiabilité tous les éléments variables de la fiche de paie (temps de travail, absences, primes, commissions …) afin de produire une paie juste et garder la confiance des salariés.
  • Utiliser les tableurs Excel et les logiciels de paie (Ciel, Sage, EBP, PayFit) avec maîtrise en s’appuyant sur les éléments recueillis pour assurer la gestion courante de la paie et de l’administration du personnel afin de réduire les risques d’erreurs, de gagner du temps et de protéger les données RH.
  • Superviser la production de la paie réalisée par les collaborateurs en charge en utilisant sa connaissance du droit de la sécurité sociale et du fonctionnement des organismes sociaux pour détecter les anomalies afin de s’assurer que l’ensemble des process et règlementations sont appliqués et effectuer les corrections nécessaires.
  • Vérifier la DSN (Déclaration Sociale Nominative) avant envoi en utilisant ses connaissances en obligations sociales pour déclarer et payer les cotisations aux organismes sociaux afin de communiquer les informations nécessaires à la gestion de la protection sociale des salariés.
  • Coordonner l’ensemble des équipes en charge des éléments nécessaires à l’élaboration de la paie pour garantir les paiements (paies et cotisations sociales) dans le respect des règlementations afin d’éviter les conséquences néfastes d’une mauvaise gestion de la paie (contrôles de l’Urssaf, saisie des Prud’hommes …) .

Compétences pour organiser la gestion administrative du personnel

  • Mettre en place une veille sur l’ensemble des obligations légales en matière sociale (code du travail, convention collective, lois et règlementations en vigueur …) pour surveiller l’évolution des textes qui impactent l’entreprise afin de garantir la conformité juridique de la gestion du personnel au sein de l’entreprise.
  • Ajuster le SIRH pour le mettre en conformité avec les évolutions légales et réglementaires de la GTA (gestion des temps et activités) et de la paie afin que l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise accède à tous les documents administratifs (contrats, formations, solde congés …) mis à jour.
  • Préparer tous les documents règlementaires liés à la gestion du personnel en utilisant ses connaissances en droit social et droit du travail pour effectuer les déclarations sociales obligatoires auprès des organismes sociaux afin d’être en conformité avec les obligations des organismes extérieurs à l’entreprise (DIRECCTE, Urssaf, Médecine du travail, mutuelle …).
  • Créer les dossiers personnels des salariés, avec méthode, en prenant en compte les obligations règlementaires et les informations nécessaires à la gestion prévisionnelle de l’emploi, des effectifs et des compétences (GPEEC) pour suivre le salarié afin de construire son parcours au sein de l’entreprise dans le cadre de la GPEEC.
  • Suivre l’ensemble des process de gestion du temps en utilisant le SIRH ou le logiciel de gestion du temps pour contrôler les temps de présence des salariés afin de gérer les incidences et proposer des mesures adaptées (remplacement, mesures disciplinaires, etc.).
  • Tenir à jour régulièrement et avec rigueur les registres obligatoires à l’activité et à la taille de l’entreprise pour être en conformité avec le code du travail et la convention collective afin de présenter des registres actualisés lors d’un contrôle de l’inspection du travail et d’éviter les sanctions.
  • Répartir les rôles et les missions de chaque collaborateur en précisant de manière claire et détaillée les activités de l’administration des RH, pour formaliser les tâches afin de clarifier les responsabilités de chacun.

Compétences pour participer à la politique RH de l’entreprise

  • Dialoguer, en permanence, avec les salariés, les partenaires sociaux et les instances représentatives du personnel, dans le respect des dispositifs prévus dans la législation, pour répondre aux questions diverses afin de favoriser la mise en place de consensus entre les différentes parties
  • Piloter la mise en place des dispositifs d’épargne salariale choisis par la direction pour associer les salariés aux résultats de l’entreprise afin d’améliorer la gestion sociale par la promotion de la marque employeur.
  • Déterminer les indicateurs de suivi de la masse salariale pour construire l’ensemble des tableaux de bord sociaux permettant de suivre l’activité du personnel afin de décider des actions préventives et correctives à conduire pour respecter les objectifs de la politique RH de l’entreprise.
  • Analyser l’impact financier des orientations prises en matière de gestion sociale, en prenant en compte la connaissance de l’entreprise, de son secteur d’activité et des usages établis, pour rendre compte à la direction afin de fixer des objectifs réalistes, à surveiller et améliorer les performances sociales et environnementales de l’entreprise (RSE).
  • Etablir des statistiques à partir des données chiffrées fixées par l’article R2323-17 du code du travail pour analyser la situation de l’entreprise dans le domaine social et environnemental afin de produire le bilan social à destination du CSE (Comité Social et Economique) pour avis dans le cadre de la consultation annuelle.
  • Etablir le bilan social pour procurer une visibilité large sur la santé de l’entreprise sur une période écoulée à l’attention des parties prenantes (CSE, délégués syndicaux, salariés, inspection du travail, commissaire aux comptes) afin d’identifier les dysfonctionnements et améliorations constatés liés aux thématiques sociales de l’entreprise développées notamment dans le cadre de sa stratégie RSE et définir des actions correctives ou de développement à conduire.

Poursuite d’études, Passerelles et Emploi

Le responsable paie et administration des ressources humaines exerce dans tous les secteurs d’activité et au sein de tous types d’organismes privés ou publics de toutes tailles.

Un certain nombre d’entreprises optent pour une gestion déléguée de la paie à des sociétés d’externalisation dont c’est le métier : ces entreprises de services embauchent donc des responsables paie et administration des ressources humaines pour assurer ce type de service auprès de leurs entreprises clientes. Travailler au sein d’une telle société, notamment en début de carrière, présente l’avantage pour un candidat de se confronter à une très grande diversité de situations de paie, favorable à une acquisition d’expérience accélérée dans le domaine.

Type d’emplois accessibles :

Les libellés de poste les plus fréquemment utilisés pour désigner le métier de responsable paie et administration des ressources humaines sont :

  • Responsable paie
  • Responsable paie et administration des ressources humaines
  • Responsable paie et administration du personnel
  • Responsable rémunérations
  • Responsable de la rémunération
  • Chargé(e) de paie
  • Gestionnaire paie et administration du personnel
  • Responsable service/département paie
  • Payroll manager

Poursuite d’études

Master en Ressources Humaines

Programme

UE 1 – ACTIVITÉ GESTION DE LA PAIE

Outils informatiques du manager

Gestion administrative et technique paie

Charges sociales et DSN

Gestion informatique de la paie

Paies spécifiques

Comptabilité approfondie de la paie

UE 2 – ACTIVITÉ GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL

Veille juridique et réglementaire en droit social

Droit du travail

Fonction RH et organisation

Droit du travail approfondi

UE 3 – ACTIVITÉ POLITIQUE RH

Communication et relations professionnelles

Négociation sociale

La rémunération

Pilotage de masse salariale

Contrôle budgétaire

Pilotage des RH

UE 4 – ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES

Management des hommes et des organisations

Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences

Cadre juridique de l’entreprise

Anglais

Pratique professionnelle en entreprise

Dossier professionnel

Prérequis

Être titulaire d’un diplôme de niveau III, d‘un BTS ou d’un DUT tertiaire, ou avoir validé 120 crédits ECTS.

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